Управление заказами клиентов в конфигурации 1С: ERP
1. Настройки НСИ
Эффективное управление продажами одно из приоритетных направлений деятельности любой компании, отдельно следует выделить в нем блок управления заказами, как отдельный элемент анализа, оптимизации и оценки. Данный раздел находится на границе маркетинга, логистики и финансов и позволяет оперативно работать с товарообеспечением и остатками, оценивать эффективность работы менеджеров, производить маркетинговый анализ товаров.
Для грамотного управления продажами предприятия в первую очередь стоит настроить нормативно-справочную информацию 1С в зависимости от целей и особенностей бизнеса.
Для этого необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование» подсистема «Продажи»
Использование «Заказа, как счета», разрешает нам только печатать счета на оплату, но не дает дополнительных возможностей для анализа данных.
«Заказ только со склада», дает нам возможность полного контроля заказов, но не работает с блоком обеспечения товарами.
«Заказ со склада и под заказ» предполагает использование максимальных возможностей системы, в том числе управлять обеспечением товаров.
«Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок» контролирует отгрузки товара клиентам и не позволяет закрывать заказ клиента без его полной отгрузки или отмены позиций заказа.
«Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок» действует только для договоров с порядком расчетов «По заказам», и позволяет контролировать расчеты с клиентами, запрещая закрывать заказы, если они не оплачены контрагентом.
«Причины отмены заказов клиентов» дает нам дополнительную возможность для аналитики оснований при отказе клиента от покупки той или иной номенклатуры, заполняется данными из справочника «Причины отмены заказов клиентов» и может быть создан и отредактирован с учетом особенностей бизнеса.
2. Приоритетность и состояние заказов клиентов в конфигурации программы 1С: ERP
Для выделения заказов по важности существует система приоритетности. Она необходима для комфортной работы менеджеров с заказами и может индивидуально рассматриваться и применятся на каждом предприятии в зависимости от особенностей бизнеса. Заказы с высоким и низким приоритетом выделяются в списке и обозначены пиктограммами.
- Высокий – пиктограмма в виде светящейся лампочки.
- Средний – лампочка не отображается (данное значение устанавливается по умолчанию)
- Низкий – пиктограмма в виде серой, не светящейся лампочки.
Заказы в списке можно отфильтровать по приоритетам.
Также в список вынесены статусы заказов клиентов, это позволяет максимально визуализировать текущее состояние заказов, и позволяет осуществить отбор по нашим потребностям.
Статусы заказов устанавливаются из условий взаиморасчетов с контрагентом, наличия товаров на складе и выбранного способа снабжения, текущего состояния оформления товаросопроводительных документов.
Используя этот отчет, менеджер может получить следующие расчетные показатели: рентабельность продажи, маржинальную прибыль предприятия, сравнительные показатели оценки по каждой номенклатурной позиции, изменение рентабельности продаж менеджера с учётом текущей продажи и др.
Данный отчета может быть использован для принятия решений о корректировке суммы или объема скидок, как предоставляемых автоматически, так и ручных; об изменении цены, состава или количества товаров в заказе; и может быть сформирован, как по отдельному документу, так и за месяц без учета или с учетом данной продажи, а также с учетом изменений в процентах:
- По документу – расчетные данные берутся по табличной части документа.
- За месяц без учета продажи – показатели рассчитываются по конкретному менеджеру нарастающим итогом с начала месяца, не учитывая текущий документ.
- За месяц с учетом продажи – данные учитываются нарастающим итогом с начала месяца, принимая к расчету в том числе текущий документ.
- Изменение, % – производится расчет дельты между расчетными показателями «За месяц с учетом продажи» и «За месяц без учета продажи» и оценивается влияние текущей сделки на итоговый результат.
Перейти в данный отчет можно непосредственно из «Заказов клиентов» и сформировать отчет по требуемому документу.
3. Управление снабжением предприятия в заказах клиента
Для управления обеспечением товарами в заказах предусмотрена установка выбора одного из следующих действий:
«Отгрузить» – отправляет на склад распоряжение на отгрузку в дату отгрузки, указанную в заказе; уменьшает запас складе и свободный остаток товара. Контроль наличия свободного остатка на складе производится при проведении документа.
«Резервировать» – устанавливает на складе резерв товаров в 1С; снижает свободный остаток, но не убавляет запас товаров на складе. При проведении выполняется проверка наличия свободных остатков на складе.
«К обеспечению»- закрепляет потребности без автоматического резервирования товаров в 1С на складе; не создает резервов и не снижает свободный остаток на складе.
«Не обеспечивать» – товар не планируется к обеспечению и не резервируется
Для контроля и аналитики по обеспечению заказов используется рабочее место «Состояния обеспечения заказа» (Склад и доставка – Обеспечение потребностей – Состояния обеспечения заказа). Оно позволяет оперативно получать следующую информацию: количество товара, обеспеченное по заказу, требуемое к обеспечению, ожидаемое к заказу, находящиеся в резерве.
Данное рабочее место формируется не только по заказам клиентов, но и по все документам, требующим обеспечения (этапы производства, заказы на перемещение, и т.д.), при необходимости его использования только для заказов клиентов следует установить отборы по аналитике, например, по менеджеру.
Также для анализа доступности товаров можно использовать отчет «Остатки и доступность товаров» (Склад и доставка – Отчеты по складу – Остатки и доступность товаров). Данный отчет позволяет быстро получить информацию по остатку товаров в наличие на складе и товару, находящемуся в резерве, в нем ест данные об ожидаемых поступлениях, не обеспеченных заказах и количество доступного товара, которое есть для отгрузки на текущий момент.
При расшифровке данных данного отчета можно также получить расширенную информацию, по каким заказам идет резерв.
4. Оценка рентабельности системы заказов клиента
В процессе оформления заказа менеджером может произведена предварительная оценка рентабельности продаж, для этого используется отчет «Оценка рентабельности продажи».
Расчет стоимость товаров при оценке рентабельности продаж может формироваться по следующим данным:
- По расчетной себестоимости продукции. Источником данных выступают: при предварительном расчете – регистр «Стоимость товаров», а при фактическом – регистр «Выручка и себестоимость продаж».
- По нормативному виду цен. Источником данных является регистр «Цены номенклатуры» по указанному виду цены.
Настройка способа расчета рентабельности настраивается в НСИ (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Стоимость товаров при оценке рентабельности продажи).
В форме отчета можно установить «Изменение цен продажи, %» и/или «Изменение объема ручных скидок, %» и получить данные о том, как изменятся данные по оценке рентабельности данного заказа.
5. Анализ расчетов с клиентами в конфигурации 1С: ERP
При оформлении и управлении заказами требуется отдельное внимание уделить расчетам с контрагентами в 1С, особенно, если в качестве объекта расчетов в договоре выступает заказ.
Из «Заказов клиентов» можно сразу вывести отчет по задолженности клиента, и будет выведен отчет по данному объекту расчетов.
Для формирования общей задолженности по контрагенту, объектам расчетов, направлениям деятельности можно воспользоваться отчетом «Ведомость расчетов с клиентами» (Продажи – Отчеты по продажам – Ведомость расчетов с клиентами)
Для формирования просроченной задолженности можно воспользоваться отчетом «Задолженность клиентов по срокам», данный отчет покажет общую задолженность, просроченную задолженности, процент по просроченной задолженности, сделает разбивку по интервалам задолженности.
Попова Таисия,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”
