Управление персоналом и расчет заработной платы в 1С: ERP Управление предприятием
1. Описание функционала
Функционал блоков Кадры и Зарплата в конфигурации 1С: ERP соответствует функционалу конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом, ред.3 версия ПРОФ. Что позволяет вести сложный учет различных компаний разных сфер деятельности.
Если требуется функционал «1С: ЗУП, ред. 3 версия КОРП» (охрана труда, поддержка грейдов и др.), то можно вести учет в 1С: ЗУП КОРП и настроить интеграцию с 1С: ERP. Также можно настроить интеграцию 1С: ERP с ЗУП, версии ПРОФ.
Будем исходить из того, что нам достаточно функционала версии 1С: ЗУП версии ПРОФ и мы будем вести учет в 1С: ERP, т.к. данный блок имеет большие возможности для управления кадрами, расчета и отражения зарплаты в финансовом и управленческом учете.
2. Нюансы настройки в конфигурации 1С: ERP
2.1 Настройки кадрового учета и расчета заработной платы в 1С
Для начала включим требуемую функциональность и выполним настройки, в соответствии с регламентами, утвержденными в нашей компании.
В меню «НСИ и администрирование» – «Кадры» – необходимо взвести флаг: Использовать программу для кадрового учета и расчета заработной платы в 1С. Эта функциональная опция позволяет включить разделы меню «Кадры» и «Зарплата» в конфигурации 1С: ERP.
Все основные настройки расположены в этих пунктах: в меню «НСИ и администрирование» – «Кадры» и в меню «НСИ и администрирование» – «Зарплата».
Помимо этого, есть отдельные параметры:
– Меню «НСИ и администрирование» – Организации – открыть требуемую компанию – вкладка «Зарплата и кадры».
– Меню «НСИ и администрирование» – Организации – открыть требуемую организацию – вкладка «Учетная политика и налоги» – гиперссылка «Изменить» в разделе «Учетная политика бухгалтерского учета» – вкладка «Зарплата» – флаг «Вести учет расходов на оплату труда по счету 70 «Оплата труда» с детализацией по работникам организации».
– Меню «НСИ и администрирование» – «Финансовый результат и контроллинг» – «Финансовый результат» – флаг «Учитывать прочие активы и пассивы», для корректного отражения расчетов в управленческом учете.
2.2. Настройка организационной структуры
Для регламентированного учета применяется справочник «Подразделения». Меню «Кадры» – «Подразделения организации». Зарплата рассчитывается в рамках подразделений.
В целях ведения управленческого учета используется справочник «Структура предприятия». Меню «НСИ и администрирование» – «Структура предприятия».
Чтобы отразить расходы по заработной плате и связанные с ней налоги, на себестоимость, формирование финансового результата, в рамках оперативного учета, необходимо, отнести их на подразделения управленческой структуры предприятия. Для этого, в позиции штатного расписания в 1С, требуется заполнить поле «Место в структуре предприятия»
2.3. Настройка регистрации в налоговых органах 1С
Настройки налоговых органов необходимо выполнить для управленческой структуры предприятия и для регламентированных подразделений организации.
Меню «НСИ и администрирование» – «Организации» – открыть нужную организацию – вкладка «Общая информация» – гиперссылка «Изменить», под описанием налоговых органов – вкладка «Налоговые органы», на данной вкладке необходимо внести в список все налоговые органы, открытой в данный момент организации и обособленных подразделений, не выделенных на отдельный баланс.
– вкладка «Управленческая структура предприятия», на данной вкладке необходимо назначить налоговый орган, по соответствующей кнопке, предварительно выделив в списке нужный элемент структуры.
– вкладка «Регламентированные подразделения организации», на данной вкладке можно создать подразделение и назначить налоговый орган, для регламентированного учета в 1С: ERP.
3. Учет рабочего времени и кадровый учет в 1С: ERP
Кадровый учет в 1С: ERP позволяет вести учет сотрудников (физических лиц), их персональных и личных данных. Некоторые данные имеют историю изменения, например, паспорт гражданина РФ и др.
Сотрудника можно открыть в меню «Кадры» – «Сотрудники».
По гиперссылке «Личные данные» открываются данные из справочника: Физические лица в 1С для данного сотрудника. Они содержат данные, не относящиеся непосредственно к работе.
Программа позволяет вводить кадровые документы 1С: прием на работу, кадровый перевод, увольнение и др.
Программа имеет полный набор печатных форм для кадрового учета в 1С.
Из документа «Прием на работу» можно распечатать форму Т-1.
Из Кадрового перевода форму Т-5 и другие формы, для каждого документа свой список печатных форм.
Можно вести воинский учет. Для его включения необходимо перейти в меню «НСИ и администрирование» – «Кадры» – флаг «Ведется воинский учет».
Данный флаг добавляет функционал в разделе «Кадры».
Поддерживается работа с договорами (в т.ч. авторскими). Меню «НСИ и администрирование» – «Зарплата» – флаг «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера».
Данный флаг добавляет функционал в раздел «Зарплата».
Поддерживаются начисления акционерами и бывшим сотрудникам. Меню «НСИ и администрирование» – «Зарплата» – флаг «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда» и флаг «Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам».
Поддерживается работа со штатным расписанием. Меню «НСИ и администрирование» – гиперссылка «Настройка штатного расписания».
Программа позволяет работать с различными графиками работы, в том числе индивидуальными.
Меню «НСИ и администрирование» – «Графики работы».
Графики необходимо заполнять ежегодно!
Индивидуальные графики в 1С находятся в меню «Зарплата».
Программа позволяет вводить отсутствия сотрудников (больничный, отпуск и др.), сверхурочную работу, работу в праздники и выходные.
В меню «Кадры» находятся все отсутствия.
В меню «Зарплата» регистрируются «Работа в выходные и праздники» и «Сверхурочные».
На основании данных о времени сотрудников рабочем и не рабочем производится расчет зарплаты в 1С.
4. Расчет зарплаты в 1С: ERP
Программа позволяет рассчитывать начисления и удержания сотрудников.
Настройка начислений и удержаний находится в меню «Зарплата» – «Настройки и справочники».
Гиперссылки «Начисления» и «Удержания».
Каждое начисление имеет ряд настроек, позволяющих учесть все нюансы начисления, в том числе сложные формулы расчета, средний заработок, учет времени, отражение в учете.
Начисление зарплаты производится документами:
– Начисление зарплаты за первую половину месяца и
– Начисление зарплаты и взносов, меню «Зарплата».
Чтобы документ за первую половину месяца отображался в меню необходимо в разделе зарплата нажать кнопу «Настройки» – «Настройки навигации».
В подразделе «Обычное» найти документ «Начисление за первую половину месяца» – кнопка «Добавить» – кнопка «ОК».
Документ «Начисление зарплаты и взносов» содержит в себе начисления, удержания, налоги и взносы за каждый месяц по определенной организации, в соответствии со сделанными настройками и исходными данными сотрудников.
Программа позволяет выполнять перерасчеты прошлых периодов, расчет среднего заработка, займов сотрудникам, натуральных и прочих доходов.
При необходимости можно формировать резервы отпусков, премий и другие резервы, документом «Резервы по оплате труда». Сделав все необходимые настройки. Меню «НСИ и администрирование» – Зарплата» – флаг «Использовать резервы по оплате труда».
Меню «Зарплата» – «Настройки и справочники» – гиперссылка «Оценочные обязательства и резервы по оплате труда» и «Настройки расчета резервов по оплате труда».
Справочник «Оценочные обязательства и резервы на оплату труда» содержит перечень начисляемых в компании резервов: Резерв ежегодных отпусков, Резерв годовой премии и др.
Справочник «Настройки расчета резервов» позволяет заполнить настройки резервов ежегодно, по каждой организации, которая формирует резерв.
Документ находится в меню «Зарплата» – «Резервы по оплате труда».
5. Выплата зарплаты, отражение зарплаты в финансовом учете и регламентированная отчетность в системе конфигурации 1С
Возможны различные способы выплаты заработной платы: по зарплатному проекту, на карточку (на счет), через кассу, через раздатчика.
После создания ведомостей, в документе «Заявка на расходование денежных средств» можно подобрать эти ведомости.
Для отражения заработной платы, НДФЛ и взносов в финансовом учете и формирования проводок в конфигурации 1С: ERP используется документ «Отражение зарплаты в финансовом учете». Меню «Финансовый результат и контроллинг» – «Отражение зарплаты в финансовом учете».
Или из меню «Зарплата».
Документ вводится ежемесячно, после начисления зарплаты.
Рассмотрим более подробно данный документ:
На вкладке «Основное» указываются, дата документа, месяц отражения, организация, ответственный. Документ можно формировать сводно и с детализацией по сотрудникам. Для этого необходимо установить или снять флаг «Сводно, без детализации по сотрудникам организации».
На вкладке «Начисления» по кнопке «Заполнить» – «Начисления» документ заполняется начисленными за указанный период данными, начислениями и взносами с них.
На вкладке «НДФЛ» заполняются данные о суммах НДФЛ и налоговом органе.
На вкладке «Удержания» заполняются данные об удержаниях сотрудников (если такие были в текущем месяце).
На вкладке «Проценты по займам» указываются проценты, начисленные по договорам займов с сотрудниками, которые принимаются к учету, как доходы организации.
На вкладке «Отпуска за счет оценочных обязательств» автоматически заполняются рассчитанные суммы.
В программе поддерживаются и заполняются все регламентированные отчеты в системе конфигурации 1С, в соответствии с законодательством.
Меню «Регламентированный учет» – «Регламентированные отчеты».
Горних Ольга Владимировна,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”