Учет работы ТС и механизмов в 1С:ERP УСО 2
1. Функционал подсистемы "Управление автотранспортом" в 1С:ERP Управление строительной организацией 2
Каждой строительной компании требуется учет механизмов, транспортных средств (далее по тексту ТС) и расходов на их содержание и эксплуатацию. Для реализации данных потребностей 1С: «ERP Управление строительной организацией 2» в основной функционал включена подсистема «Управление автотранспортом» (далее по тексту УАТ), которая состоит из основных подразделов:
1.Работа ТС
2.Учет ГСМ
3.Мониторинг
4.Логистика.
В УАТ предусмотрен учет ГСМ, списание ГСМ, учет нормативов расхода топлива, в соответствии с приказом министерства транспорта, заполнение путевых листов, заказав на ТС.
Автоматизированные рабочие места (далее по тексту АРМ) позволяют пользователям системы видеть все движения по учету ТС в одном окне. В подсистеме УАТ их три (см. рисунок 2).
АРМ Логиста – обеспечивает автоматизацию операций для логистов.
АРМ Диспетчера – создан для работы с маршрутными и путевыми листами.
АРМ Контроль перевозок – контролирует местоположение ТС и их загрузку.
Особое внимание заслуживает функционал прогноза задержек в АРМ, который к тому же выполняет функцию оповещения пользователей системы о ситуации с задержкой ТС на линии.
Помощником для распределения освободившихся ТС, составления графиков работы ТС, является АРМ «Планирование работы ТС».
Основной справочник, используемый в документах подсистемы представлен на рисунке 4. В него заносятся сведения о всех ТС и механизмах. В справочнике хранится информация о всех ТС организации. К карточке справочника ТС прикреплены гиперссылки, которые позволяют расширить учет движений и планирования по конкретному ТС.
Основной реквизитный состав карточки транспортного средства содержит регистрационную информацию о ТС. Дополнительный реквизитный состав карточки более объемный.
Если перейти по кнопке «Открыть» в левом нижнем углу карточки ТС, откроется форма карточки ТС с дополнительными реквизитами. На каждой из вкладок (в рамке слева) расположен определенный набор реквизитов, файлов.
Дополнительные справочники, используемые в подсистеме УАТ позволяют заполнять карточку ТС, документы по учету ТС предопределенными значениями, которые хранятся в данных справочниках.
В подсистеме УАТ заполняются документы, предназначенные для ведения учета и контроля ТС, учета по затратам на ТС, учет перемещений ТС.
Создаем документ «Заказы на ТС». На форме заказа на ТС размещены несколько вкладок. Образец заполнения представлен на рисунках 7-10.
Если Заказ на ТС оформляется для целей строительных работ, необходимо указать, что это Работы техники на объектах строительства. Заказчик – Подразделение, Детализация – Заказ. При таких настройках система позволит использовать заказ для оформления работ на Объектах строительства. При отключенном реквизите «Работа техники на объекте строительства» вкладка с тем же названием будет скрыта с формы документа.
Переходим на вкладку «Работа техники на объекте строительства», выбираем объект строительства, сценарий планирования, строительную работу, объемы, график и период строительных работ.
На вкладке Дополнительно заполняются данные по подразделению, требование к типу ТС, к модели ТС, данные валюты, данные по необходимости учета НДС. Также устанавливается цвет для отслеживания техники на объекте по карте. Заказ записывается в форму списка заказов и участвует в процессах планирования загрузки ТС.
В журнале «Заказы на ТС», не открывая документ, можно отслеживать его состояние, устанавливать отборы по реквизитам, которые предусмотрены формой журнала.
На основании «Заказ на ТС» можно создать документы (рисунок 12).
С момента оформления в системе путевого листа и отправки техники на объект строительства начинается учет работы ТС и механизмов. Функция создания путевого листа доступна как на основании Заказа на ТС, так и из формы списка в подразделе Работа ТС – Путевые листы.
Данный документ является основным для учета работ ТС и механизмов. В документе заполняются реквизиты, которые изображены на рисунке 14.
На вкладке «Задание» заполняются данные и аналитики по Объектам строительства, сценарию планирования и Строительной работы. Данные, которые отражены на вкладке записываются в регистры, в последствии участвуют в распределении расходов по аналитикам в системе.
На вкладке «ТТД» создается товарно-транспортный документ.
Если были простои, они отмечаются на вкладке «Простои».
На вкладке «ГСМ» ведется учет топлива, включая заправку, списание по показаниям счетчиков (тонометра), сдачу топлива, расход по мониторингу, расход факт, учет отклонений. Данные с заправок по Заправочным картам в систему УСО загружаются из личного кабинета компаний, реализующих ГСМ либо вводятся вручную.
На вкладке «Выработка» указываются данные для учета выработки транспортного средства. Данные вкладки записываются в регистры сведений, в регистры накоплений и служат в дальнейшем для формирования различных отчетов.
На вкладке «Выработка сотрудников» заполняются те же данные, что и на вкладке «Выработка ТС», но уже относительно выработки сотрудника. На вкладке «Зарплата» необходимо выбрать сотрудника, который управляет ТС.
На вкладке «ФОВ» в путевом листе содержится информация о фактически отработанном времени сотрудниками. Табличная часть содержит данные о дате, сотруднике, дневном и ночном времени.
Если путевой лист многодневный, на этой вкладке можно вручную заполнить на каждую дату время, отработанное днём и ночью. Для этого используется признак «Не обновлять при пересчёте итогов». Он устанавливается автоматически при изменении табличной части и влияет на то, что при пересчёте результатов данные закладки «ФОВ» не будут пересчитаны, а выработка сотрудников автоматически пересчитается согласно дневному и ночному времени.
Если учёт рабочего времени включён в учётной политике, то информация с вкладки «ФОВ» попадёт в табель учёта рабочего времени.
На вкладке «Дополнительно» указываются прочие дополнительные сведения для его диспетчирования.
После создания путевого листа и его полноценного заполнения, необходимо провести его в учете. Чтобы сведения отразились в учете, путевой лист необходимо «Рассчитать». Производится расчет путевого листа по возвращении ТС или механизмов с объектов строительства. Диспетчер вносит все необходимые фактические данные, проверяет загрузку, выработку, расход ГСМ, пробеги и т.п. После проверки диспетчер нажимает кнопку «Рассчитать итоги».
Система автоматически установит документу статус Рассчитан. Если статус по какой-либо причине необходимо изменить, пользователь может его изменить, открыв по ссылке список статусов и выбрав необходимый из предложенного списка.
В подсистеме УАТ функционально предусмотрено выписывать путевые листы групповым способом. Для этого используем АРМ «Пакетная выписка ПЛ».
2. Как использовать отчеты в 1С:ERP УСО 2
Для анализа работ ТС и механизмов используются отчеты, которые представлены по ссылке «Отчеты по автотранспорту».
Отчеты по автотранспорту можно сформировать по учету ТС, по расходам на ТС, по мониторингу, по логистике, по БДД (ПДД, штрафы, рейтинг водителей).
С помощью отчетов возможно контролировать не только расходы ГСМ, но и остатки ГСМ в разрезе видов топлива и каждого транспортного средства. Настройки отчетов имеют расширенный состав аналитик, что позволяет делать их информативными.
Крапивина Светлана,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”