Порядок оформления накладных и расходных ордеров
Настройка порядка оформления накладных и расходных ордеров
Если Вы планируете использовать ордерную схему приемки/отгрузки товара на склад, заблаговременно проверьте и установите подходящие настройки. В данной статье затрагивается настройка порядка оформления накладных и расходных ордеров с пояснениями и примерами.
Итак, данная настройка является общей для всех складов, поэтому если у Вас большой товарооборот с отличными параметрами учета, проведите анализ, выявите подходящую настройку для большинства видов товаров, исходя из схемы Вашего предприятия.
Что это за настройка, где она находится и за что отвечает?
Данная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Порядок оформления накладных и расходных ордеров»
Содержит два значения:
- 1. Вариант «Сначала заказы, затем ордера и накладные».
- 2. Вариант «Сначала заказы и накладные, затем ордера».
Отступление: товар со склада «просто так» отгрузить нельзя – для любой отгрузки с ордерного склада требуется «распоряжение». По умолчанию основанием для отгрузки является накладная, однако если Вы используете заказы, то основанием для отбора и отгрузки будут они. Например, «Заказ клиента», «Заказ на внутреннее потребление товаров», «Заказ на сборку (разборку)», «Заказ на перемещение» и др.
Вариант настройки в конфигурации 1С:ERP Управление предприятием 2
Рассмотрим вариант «Сначала заказы и накладные, затем ордера». Оформление ордерных документов на складе производятся после того как будут оформлены накладные. При выборе такой настройки «Расходный ордер» (далее РО) по умолчанию заполняется теми позициями из распоряжения, которые еще не отгрузили со склада, и по которым были уже оформлены финансовые документы.
Программа проанализирует состав выполненных отгрузок (он определяется документами РО на товары, по которым установлен статус «Отгружен»). При необходимости документ РО на товары в рамках одного заказа может быть оформлен по нескольким накладным.
Наглядный пример: создан заказ на перемещение, программа выводит подсказку в рабочем месте кладовщика о том, что сначала ожидается оформление накладной, а далее она даст оформить по соответственному заказу расходный ордер на товары.
При попытке создать РО, игнорируя рекомендацию состояния распоряжения, система выдаст системное сообщение пользователю об ошибке:
Что будет, если в настройках изменить на отличный от текущего вариант? Рассмотрим вариант «Сначала заказы, затем ордера и накладные» – отбор товаров на ордерном складе производится до оформления финансовых документов. Расходные ордера на товары оформляются по заказам. В РО попадают все товары, указанные в заказах к отгрузке, но еще не отгруженные со склада.
Накладная оформляется на основании документов РО на товары в статусе «К отгрузке». При передаче товаров получателю РО на товары проводится в статусе Отгружен.
Возвращаясь к нашему примеру, меняем настройку на вышеописанный вариант «Сначала заказы, затем ордера и накладные» и видим, что прошлый контроль состояния и ошибки при попытке создания РО отсутствуют, картина следующая:
При попытке создать накладную на основании заказа до оформления складского документа, табличная часть накладной не заполнится товарами (т.к. при контроле будут отсутствовать отгружаемые по заказу товары):
Однако помним, распоряжением на отгрузку при любом варианте может выступать накладная без заказа. Поэтому, если будет создана накладная без заказа, программа определяет ее как основание создания расходного ордера на товары:
Рекомендации по настройки порядка оформления (ПРИМЕРЫ)
Когда и в каком случае выбрать ту или иную настройку (вариант порядка оформления накладной и РО)? – подсказкой для определения будет ответ на следующий вопрос: «Знаете ли Вы точное количество товара, требуемое к отгрузке?».
- 1. Известно точное количество товара (к примеру, был заказ на некий штучный товар «Тонометр автоматический» в кол-ве 11 шт. При оформлении фин. документов клиент пожелал приобрести 13 шт.)
В данном случае уместна схема З/Н/О – заказ, накладная, ордер. Тут мы прослеживаем оформление заказа – на 11 шт. Оформление накладной по заказу – 11 шт. Плюс «строки сверх заказа» в накладной – еще 2 шт. И оформление складского ордера на отгрузку в количестве 13 шт., где распоряжением является заказ.
- 2. Клиентом был оформлен заказ покупки 20 кг сыра. В результате подбора и отгрузки кладовщиком было подобрано 5 головок сыра общим весом 21 кг. Оформлены финансовые документы на покупку 21 кг. сыра.
В данном случае уместна схема З/О/Н – заказ, ордер, накладная. В противном случае при оформлении документов при иной схеме напросился вывод нецелесообразности ее использования.
- 3. Продажа бытовой техники. Используется идентифицированный учет. Серии указываются при планировании отгрузки (d момент оформления заказа или накладной).
В данном случае уместна схема З/Н/О – заказ, накладная, ордер. (Кладовщик отбирает и отгружает конкретные позиции по сериям).
- 4. Продажа бытовой техники. Идентифицированный учет не используется. Серии указываются по факту отбора.
В данном случае уместна схема З/О/Н – заказ, ордер, накладная. (Будет отгружена та позиция/ серия, которая была отобрана кладовщиком).
Примечание (!) Отключение и изменение значений функциональных опций в момент ведения учета крайне не рекомендуется, так как это приведет к риску искажения данных и некорректному ведению учета.