Перечисление подотчетным лицам списком в новой версии конфигурации «1С: ERP» 2.5.9
1. Перечисление подотчетным лицам с использованием заявок на расходование денежных средств
Ранее в конфигурации 1С: ERP, до релиза 2.5.9.87, чтобы перечислить денежные средства подотчет нескольким сотрудникам (к примеру, несколько сотрудников отдела едут на обучение в другой город) необходимо было составлять по каждому из них отдельный комплект документов на оплату (заявка на расходование денежных средств, списание безналичных денежных средств). Каждая заявка проходила свой путь согласования, что могло повлечь риски несвоевременного согласования по некоторым сотрудникам.
Начиная с релиза 2.5.9.87 в конфигурации 1С: ERP появилась возможность проводить данные операции общими документами, что позволяет уменьшить нагрузку на сотрудников казначейства, упростить процедуру согласования платежей и, что не менее важно, привести документы в 1С к более полному соответствию их оригиналов (к примеру, приказ на отправку сотрудников в командировку зачастую делается один на всех сотрудников).
Также как и иные платежи, в конфигурации 1С: ERP перечисление подотчетным лицам списком можно делать двумя способами, которые рассмотрим в данной статье.
Напомню, что для использования механизма заявок на расходование денежных средств в программе должна быть включена функциональная опция «Заявки на расходование денежных средств» (раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты).
При создании заявки на расходование денежных средств по операции «Выдача подотчетнику» появилась возможность выбора между выбором конкретного подотчетного лица и списком подотчетных лиц (см. рис. 1).
После выбора опции «Список подотчетных лиц» появляется вкладка «Лицевые счета сотрудников» (см. рис. 2)
В данной вкладе можно указать всех сотрудников, которым необходимо перевести денежные средства подотчет в рамках одного документа. Обратите внимание, что есть возможность одним документов указать лицевые счета сотрудников в разных банках.
После проведения процедур согласования и утверждения заявки (перевод в статус «к оплате») появляется возможность создания на основании заявки документ «Списание безналичных ДС». (см. рис. 3)
После выбора пункта меню «Списание безналичных ДС» появляется помощник списания на лицевые с возможность создания документов либо отдельно по физическим лицам, либо единым реестром (см. рис. 4).
В случае выбора создания перечислений отдельно по физическим лицам необходимо отметить сотрудников, по которым должны быть созданы перечисления и после нажатия на кнопку «Создать документы» создается необходимо количество документов списания безналичных денежных средств (см. рис. 5).
Следует обратить внимание на то, что перед созданием документов перечисления необходимо выбрать банковский счет организации, с которого будет производиться перечисление, причем каждому платежу можно выбрать свой банковский счет списания.
Если предполагается выбор создания документов единым реестром, то помощник предлагает также выбрать счет списания по каждому банку, где открытые лицевые счета сотрудников в 1С (см. рис. 6).
После выбора сотрудников, по которым необходимо сделать перечисления (для чего необходимо указать банк получателя, счет получателя и счет отправителя) и нажатия кнопки «Создать документы» создаются документы списания безналичных денежных средств (см. рис. 7).
Следует также отметить, что при оформлении платежа с помощью помощника списания на лицевые счета единым реестром счет получателя и счет отправителя должны быть открыты в одном банке. При этом допускается выбор нескольких банков по разным сотрудникам.
На основании созданных документов перечисления можно создать соответствующие документ зачисления на лицевой счет (см. рис. 8).
2. Перечисление без использования заявок на расходование денежных средств в конфигурации системы 1С: ERP
Для получения возможности создания документа перечисления подотчетным лицам без создания заявки на расходование денежных средств, необходимо на вкладке «Основное» переключатель «Получатель: Сотрудник/Банк» перевести в положение «Банк» (см. рис. 9).
После чего появится возможность выбора опции «Список подотчетных лиц» (см. рис. 10).
И после выбора опции «Список подотчетных лиц» появляется вклада «Лицевые счета сотрудников» (см. рис. 11). Реализация формирования документа перечисления без создания заявки на расходование денежных средств содержит в себе ограничение выбора сотрудников, чьи лицевые счета находятся в одном банке, которые выбран на вкладке «Основное».
После заполнения вкладки «Лицевые счета сотрудников» необходимо на вкладке «Основное» по гиперссылке «Договор обмена с банком» заполнить реквизиты договора обмена: номер договора, дата договора, отделение банка, филиал отделения банка (см. рис. 12).
Прошу также обратить внимание, что при наличии заполненного справочника «Зарплатные проекты» форма будет заполнена автоматически.
После заполнения всех необходимых полей документа перечисления с использованием кнопки «Выгрузить реестр» можно сформировать файл «Реестр», который будет находиться в файлах документа (открывается по гиперссылки «Файлы»), где вид зачисления указывается «Прочие выплаты»).
Аналогично первому варианты, необходимо закончить процесс перечисления через формирование документа «Зачисление денежных средств на лицевые счета» либо на основании проведенного документа, либо через закладку «Неподтвержденные платежи» (см. рис. 13)
После оформления зачисления, с добавлением необходимой для проведения информации, документ «Зачисление денежных средств» перейдет на вкладку «Зачисления» (см. рис. 14).
Таким образом, существенным образом упрощается работа по перечислению подотчетникам денежных средств одновременно двум и более сотрудникам.
Вейс Александр,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”