Процесс поставки товаров от поставщика в системе конфигурации 1С: ERP
1. Как оформить поставку товара с помощью документа Заказ поставщику
Прикладное решение позволяет регистрировать закупку номенклатуры от различных поставщиков, решать задачи по контролю сроков поставки, контролировать расходы денежных средств предприятия и своевременность оплаты поставщикам в 1С.
Позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров 1С, анализировать причины сбоев поставок, учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке.
Процесс регистрации закупок выглядит следующим образом: Условия закупок – Заказ поставщику – Регистрация поставки товаров – Регистрация расхождений при поставке товаров – Корректировка и возврат товаров поставщику.
При разовых поставках номенклатуры можно не регистрировать условия закупок, не оформлять предварительный заказ поставщику в 1С: ERP, а зарегистрировать поставку номенклатуры на склад с помощью одного документа – ПТиУ (ПТиУ).
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты товара предусмотрено использование заказов поставщикам. Документ Заказ поставщику оформляется из списка заказов в разделе Закупки. Заказ может быть зарегистрирован в рамках соглашения с поставщиком или без указания соглашения.
При оформлении нового заказа заполняется информация о тех параметрах (склад, организация), которые указаны в соглашении, если оно используется.
Заказ поставщику может быть оформлен на основании документа заказа клиента, для которого установлен статус К выполнению. В заказе клиента должна быть заполнена информация о товарах, которые необходимо обеспечить. В табличной части заказа клиента должен присутствовать вариант обеспечения (колонка Действия) К обеспечению или Обеспечивать обособленно, а также дата предполагаемой отгрузки. На основании документа заказа клиента может быть оформлен заказ одному поставщику или несколько заказов разным поставщикам.
Возможность оформления заказов нескольким поставщикам следует использовать, если поставки товаров, которые заказаны клиентом, уже регистрировались ранее. В этом случае для каждого товара, который необходимо заказать, будет показана дополнительная информация о поставщике, ранее поставлявшем данный товар.
После поступления номенклатурных позиций от поставщиков в соответствии с ранее оформленными заказами можно будет произвести их отгрузку по заказу клиента.
Для отражения операций по приобретению на возмездной основе права собственности, приемке номенклатуры на комиссию, приему результатов выполненных работ и оказанных услуг контрагентом предусмотрен документ: Приобретение товаров и услуг (ПТиУ).
Документ ПТиУ формируется в рамках рабочего места Закупки – Закупки – Накладные к оформлению:
По заказам поставщикам (кнопка Оформить, на закладке К оформлению приобретения (приемки).
Данным фактической приемки номенклатуры на склад (кнопка Оформить – По приемке, на закладке Контроль ордеров).
При использовании в 1С функциональной опции поступления по нескольким заказам одним документом приобретения товаров или оказания услуг можно оформить исполнение нескольких заказов.
При оформлении документа поставки на основании заказа контролируются цены, которые были указаны в заказе поставщику. Если цены поставки изменились по сравнению с теми ценами, которые были указаны в заказе, то они выделяются цветом и пиктограммой.
Посмотреть оформленные документы поставки и создать документы ПТиУ без указания основания можно в рамках рабочего места Закупки – Закупки – Документы закупки (все).
2. Журналы по оформлению документов в конфигурации 1С: ERP
Непосредственно из общего списка документов закупки можно перейти в журналы по оформлению документов на основании выписанных ранее распоряжений по соответствующим гиперссылкам:
Приобретения – обеспечивает переход к рабочему месту Накладные к оформлению (закладка К оформлению приобретения (приемки)). В рабочем месте показывается список распоряжений (заказов поставщикам), в соответствии с которыми необходимо оформить документы поставки товаров (ПТиу) (кнопка Оформить).
Поступления – обеспечивает переход к рабочему месту Накладные к оформлению (закладка К оформлению поступления), которое используется в сценарии отражения поступления товаров двумя документами.
Контроль ордеров – обеспечивает переход к рабочему месту Накладные к оформлению (закладка Контроль ордеров). В рабочем месте показывается список распоряжений (соглашения об условиях закупок, заказы поставщикам), в соответствии с которыми необходимо оформить документы поставки номенклатуры по фактической приемке (кнопка Оформить – По приемке).
Заявления о ввозе – обеспечивается переход к рабочему месту Заявления о ввозе номенклатурной позиции из ЕАЭС к оформлению, в котором показывается список документов ПТиУ с установленным видом операции Ввоз из ЕАЭС, по которым не оформлены заявления на ввоз из стран Таможенного союза.
ГТД импорт – обеспечивает переход к рабочему месту Таможенные декларации на импорт к оформлению, в котором показывается список документов ПТиУ с установленным видом операции Импорт, по которым необходимо зарегистрировать таможенную декларацию.
Выкупы – обеспечивает переход к рабочему месту по оформлению передач и выкупов номенклатуры по распоряжениям.
Новые документы закупки создаются в общем журнале документов. Если в списке присутствует много видов документов, то они показываются в виде раскрывающегося меню: сначала вид документа, а затем хозяйственная операция в 1С. При создании нового документа в нем автоматически устанавливаются выбранный вид документа и выбранная хозяйственная операция в 1С.
В новом документе закупки предусмотрена возможность заполнения табличной части из файлов в формате электронных таблиц (*.xls, *.mxl и других). Для этих целей используется команда Загрузить из внешнего файла.
Для регистрации поступления номенклатуры по одной накладной сразу на несколько складов необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Поступление товаров на несколько складов. В этом случае в шапке документа указывается группа складов с соответствующей настройкой, а в табличной части – входящие в эту группу склады.
Предусмотрена также возможность оформления поставки номенклатуры только по регламентированному или управленческому учету в 1С.
Необходимость поставки номенклатуры только по регламентированному учету в 1С: ERP возникает в том случае, когда необходимо отразить различные данные в управленческом и регламентированном учете. Использование данной возможности определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Предприятие – Раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентированного учета.
Для отражения такой операции в документе ПТиУ следует установить вид операции Закупка по регламентированному учету.
Если необходимо отразить поставку только по управленческому учету в 1С, то такая операция оформляется от имени предопределенной организации Управленческая организация. В документе поставки при этом указывается тот же вид операции, что и при оформлении обычной поставки, – Закупка у поставщика.
Кроме перечисленных возможно оформление таких вариантов регистрации поставки, как закупка импортных товаров, закупка алкогольной продукции, поступление возвратной тары, прием на комиссию от комитента. Эти варианты поставки имеют свои отличительные особенности и описываются в отдельных главах документации.
Фактическое количество принимаемых товаров не всегда может совпадать с количеством товаров, заявленным по заказам поставщикам. В таких случаях допускается оформление документа ПТиУ на количество, превышающее распоряжение на приемку мерных товаров (документ Заказ поставщику), но в пределах допустимого отклонения. Превышение накладной возможно только по имеющимся в распоряжении товарам.
Превышение распоряжений на приемку доступно только для мерных товаров, единица хранения которых имеет тип измеряемой величины Вес, Объем, Длина, Площадь.
Размер допустимого отклонения определяется в соответствии с заданным значением в допустимом отклонении отгрузки и приемки мерных товаров. В этом случае будет разрешено принять товар, если его фактическое количество товара превышает количество по распоряжению, но находится в пределах допустимого отклонения. Также распоряжение будет считаться исполненным, если фактическое количество принятого товара меньше распоряжения в пределах допустимого отклонения.
Если отклонение не превышает допустимого, то увеличивается количество по строке номенклатурной позиции в накладной.
При проведении документа ПТиУ выполняются следующие проверки:
Контроль превышения количества товара по распоряжениям (заказам). Если количество, указанное в накладной, превышает распоряжение в пределах допустимого отклонения, то документ проводится. Строки, имеющие признак «сверх заказа», в контроле значения отклонения не участвуют;
Контроль предоплаты при превышении распоряжений в пределах разрешенного отклонения.
Если по приходным ордерам принято больше, чем в заказе, то в накладную добавляются строки «сверх заказа». Если по приходным ордерам принято меньше, чем в заказе, но в пределах допустимого отклонения, то в накладную добавляются строки с признаком отмены строк заказа.
Агишев Наиль,
Попова Таисия,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”