Лимитирование денежных средств в конфигурации 1С: ERP
1. Цель лимитрования денежных средств в системе конфигурации 1С
Лимитирование денежных средств в конфигурации 1С: ERP — это функционал, позволяющий ограничивать доступ к денежным средствам для сотрудников организации.
Основная цель лимитирования ДС (денежных средств) — обеспечить контроль за бюджетом компании, ограничить суммы расходования денежных средств для предотвращения потенциальных финансовых рисков и сохранения денег.
С помощью лимитирования можно установить ограничения на:
– определенные категории расходов (например, на командировочные расходы сотрудников или на закупку материалов),
– установить допустимые границы для отдельных сотрудников или подразделения.
Кроме того, можно установить правила, которые будут автоматически блокировать определенные операции, если они превышают установленный лимит.
Функционал лимитирования позволяет:
– Создавать бюджеты или устанавливать финансовые ограничения на различные подразделения, проекты или счета компании.
– Отслеживать выполнение бюджетов и контролировать расходы по ним.
– Предоставлять доступ к информации о текущем состоянии бюджетов и настраивать уведомления о достижении определенных финансовых ограничений.
– Записывать и анализировать историю расходов, сравнивать ее с установленными бюджетами.
2. Типы лимитов в системе программы 1С
В системе конфигурации 1С можно установить различные варианты лимитов на расходование бюджетных денежных средств:
1.Месячные или квартальные лимиты. Они задаются на определенный период времени и обновляются после окончания этого периода.
2.Годовые лимиты. Устанавливаются на целый год и обновляются ежегодно.
3.Кумулятивные лимиты. Позволяют использовать нерасходованные средства из прошлых периодов.
3. Способы лимитирования денежных средств в конфигурации 1С: ERP
В конфигурации 1С: ERP существует два эффективных способа лимитирования ДС – через «Казначейство» и через «Бюджетирование». Оба способа нельзя использовать одновременно – они взаимно исключают друг друга.
Подсистема «Казначейство»
Установка лимитов через эту подсистему считается простым способом и включает в себя три аналитики (организация, подразделение и статья ДДС), месячный период лимита и два вида контроля – мягкий и строгий (последний делает невозможным проведение заявки при превышении заявленного лимита).
Перед началом использования данной подсистемы для установки лимитов необходимо убедиться, что убран флажок у пункта «Бюджетирование» в разделе «НСИ и администрирование» – «Бюджетирование и планирование».
Далее следует включить некоторые опции непосредственно в разделе «НСИ и администрирование» – «Казначейство и взаиморасчеты» – «Планирование и контроль денежных средств»:
– «Заявки на расходование денежных средств»,
– «По документам лимитов расхода ДС».
Все это необходимо для того, чтобы появилась возможность контролирования расходов ДС.
Также потребуется проставить флажки у пунктов:
– «Лимиты расхода по организации»,
– «Лимиты расхода по подразделениям».
Это необходимо для выбора, на котором будет происходить детализация контроля.
Отсутствие флажка у опции «Контролировать превышение лимитов» означает, что система будет применять мягкое лимитирование, то есть заявка будет проходить всегда, а проставление флажка – будет использоваться строгое лимитирование.
Для установки сумм лимитов создается документ под названием «Лимиты расхода ДС», куда вносится наименование организации и подразделений, указывается валюта управленческого учета, табличная часть заполняется статьями движения ДС и суммами лимитов. Сам лимит определяется на один месяц.
Для анализа применения лимитов часто используется отчет «Лимиты расхода денежных средств» (раздел «Казначейство» – «Отчеты по казначейству»).
Отчет создается на каждый месяц и включает данные о лимитах, проведенных по заявкам суммах как в рамках лимита, так и сверх него, об остатке лимита, который не был использован, или же о расходах сверх лимита.
Подсистема «Бюджетирование»
Для применения этой подсистемы следует установить флажок у пункта «Бюджетирование» в разделе «НСИ и администрирование».
Затем в подразделе «Казначейство и взаиморасчеты» потребуется указать опцию «По данным бюджетирования» в строке «Использование лимитов».
Лимиты в данной подсистеме задаются ранее утвержденным бюджетом движения ДС. Правила лимитирования можно настроить так:
1.Зайти в раздел «Бюджетирование и планирование».
2.Выбрать «Настройки и справочники».
3.Перейти в пункт «Модели Бюджетирования» – именно тут находятся список документов «Лимиты расхода ДС».
Одна модель бюджетирования может иметь сколько угодно лимитов с абсолютно различными подробностями, временным периодом и типом контроля.
В целом интеграция лимитов денежных средств в программу 1С: ERP позволяет автоматизировать процесс учета финансов и управления расходами компании.
Анапольская Марина,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”