Корректировка исходного бюджета в конфигурации 1С:ERP, создание прогноза
Подсистема Бюджетирование в 1С:ERP это гибко настраиваемая система, возможности данной подсистемы могут решить практически любую задачу коммерческой организации связанную с прогнозированием финансового состояния предприятия, оперативным контролем финансовых процессов, укрепления финансовой дисциплины, а также отслеживания исполнения бюджета и анализа отклонений.
В настоящей статье мы рассмотрим один из вариантов настройки бюджета, который позволяет скорректировать исходный годовой бюджет предприятия, утвержденный на год, с учетом уже свершившегося факта, т.е. сформировать прогнозный бюджет да конца года. Корректировать будем сводный годовой Бюджет доходов и расходов (БДР).
Прогнозный бюджет от исходного бюджета будем отделять сценарием, исходный бюджет был внесен по сценарию – План, прогнозный бюджет будет внесен по сценарию- План уточненный.
Типовой функционал системы предоставляет все необходимые средства для создания подобного документа. Для его создания мы будем использовать сложную таблицу.
1. Настройка вида бюджета в 1С
Создаем необходимый нам вид бюджета: Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Бюджетирование – Виды бюджетов – Создать.
На листе «Основное» вводим наименование бюджета, выбираем модель бюджетирования, способ планирования – фиксированный период, период- год. Устанавливаем галку – ввод плановых данных.
На листе «Структура бюджета» создается нужная структура бюджета, перетаскиванием необходимых элементов из элементов оформления, таблиц, группировок, формул, статей и показателей из «Дерева новых элементов» это конструктор бюджетов, в котором мы задаем внешней вид нашего будущего документа.
Перетаскиваем вправо элемент «Таблица», выбираем тип таблицы «Сложная таблица с произвольным расположением показателей и формул», перетаскиваем из элемента «Измерение/Период» год и месяц, как указано на картинке. Перетаскиваем необходимое количество колонок из элемента «Строка/колонка», даем колонкам соответствующее наименование. Для формирования прогноза нам потребуются данные исходного плана на год в общей сумме и помесячная разбивка, сумма факта на момент формирования отчета, а также расчетные данные План минус Факт.
Аналогично перетаскиваем необходимое количество строк из элемента «Строка/колонка», даем строкам соответствующее наименование. Структура строк должна соответствовать структуре вашего исходного бюджета.
После настройки структуры бюджета переходим к настройке ячеек нашего бюджета.
В форме бюджета сводные данные за год мы будем выводить справочно, чтобы пользователь, который будет вносить корректировку, понимал, какие суммы исходного плана на момент формирования корректировки еще не стали фактом. Аналогичные данные выведем и помесячно.
Настройка ячеек с плановыми данными выглядит следующим образом. В операнды производного показателя выводим нужную статью бюджета. В настройке операнда указываем сценарий – План. Дополнительно выводим Подразделения и Организации без значения в отборах, чтобы в документ попадали все внесенные суммы по всем Подразделениям и Организациям (в том случае, если бюджетирование на Предприятии ведется в разрезе Организаций и Подразделений).
Аналогичным образом настраиваем ячейки с фактическими данными, но сценарий выбираем – Фактические данные.
В расчетных ячейках «Разница (План-Факт)» настраиваем простую формула, в которой из ячейки «План» вычитаем ячейку «Факт».
Далее настраиваем ячейки «Актуализированный план». Эти ячейки предназначены для ручного ввода данных, тип ячейки – редактируемое значение, тип значения – число.
Необходимо иметь ввиду, что если в данной ячейке в поле не будет введено никакого значения, то в ячейке хранится не ноль, а null. И для использования этого неопределенного значения в качестве нуля в других ячейках нужно не просто ссылаться на эту ячейку, а использовать формулу: ?(ЗначениеЗаполнено([РедактируемоеЗначение]),[РедактируемоеЗначение], 0).
Настраиваем последний вид ячеек – «Корректировка», это как раз та ячейка, которая будет записывать в информационную систему новый Прогноз на текущий год. Тип ячейки – статья бюджетов, заполнение – «Расчет по связанным ячейкам», в операндах «Факт» и редактируемая ячейка «Актуализированный план», формула ячейка «Факт» плюс ячейка «Актуализированный план».
2. Формирование экземпляра бюджета
После завершения настройки вида бюджета переходим к созданию экземпляра бюджета, который и сформирует новый Прогноз.
Для создания в системе экземпляра бюджета необходимо зайти в меню Бюджетирование и планирование – Бюджеты – Экземпляры бюджетов, нажать кнопку «Создать».
В открывшейся форме на закладке «Основное» в поле «Вид бюджета» выбираем необходимый вид бюджета для данного экземпляра – «Корректировка бюджета».
Выбираем в поле «Сценарий» сценарий, по которому вносится скорректированный бюджет в информационную систему – План уточненный.
В поле «Период с:_ по:_» – указываем год, на который вносятся скорректированные прогнозные данные.
Далее переходим на закладку «Бюджет».
Напоминаю, что в форму экземпляра справочно выводятся следующая информация:
Колонка «План» – сумма, запланированная по сценарию План итого на год, а также в разрезе каждого месяца;
Колонка «Факт»- сумма свершившегося факта на дату формирования отчета за год нарастающим итогом, а также в разрезе каждого месяца;
Колонка «Разница (План-Факт)» – расчетный показатель: разница между планом и свершившимся фактом в целом за год и в разрезе каждого месяца.
Для ручного ввода новых прогнозных данных на оставшиеся до конца года месяцы предназначена колонка «Актуализированный план».
Внесенная вручную сумма в колонку «Актуализированный план» автоматически записывается в колонку «Корректировка», по данной колонке в систему записывается бюджет по сценарию «План уточненный» (сценарий, который мы выбрали при создании экземпляра).
Если в месяце есть сумма факта, то она также автоматически записывается в колонку «Корректировка», эта сумма будет планом прошедшего месяца, но уже по сценарию «План уточненный».
Если месяц еще не закончился, и прогнозируется, что плановая сумма месяца превысит текущий факт, то в колонку «Актуализированный план» необходимо внести сумму, которую нужно прибавить к факту, чтобы получить новый прогноз на месяц, в колонку «Корректировка» запишется итоговая сумма (свершившийся факт + актуализированный план).
После того, как все данные внесены, необходимо нажать кнопку «Пересчитать», колонка «Корректировка» заполнится расчетными данными (или суммой факта, или суммой нового плана из колонки актуализированный план, или суммой факта и нового плана).
Таким образом, мы решили задачу и внесли в систему новый план до конца года – Прогноз.
Теперь, при необходимости, вы можете сравнивать исходный План с Прогнозом, а также сопоставлять Прогноз с фактическими данными по итогам года, настроив соответствующие виды бюджетов в системе.
Ашмарина Олеся,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”