Контроль отрицательных остатков в 1С: ERP
Каждая организация в процессе своей деятельности ведет учет товарно-материальных ценностей. И в процессе деятельности организациям необходим контроль отрицательных остатков – один из важнейших контролей в части материалов, товаров, полуфабрикатов и готовой продукции. Такой контроль своевременно предупреждает пользователя, если фактический остаток меньше планируемого в оформляемом документе количества. Это позволяет избежать последующих проблем в производстве, в отношениях с покупателями и заказчиками.
В 1С ERP реализован функционал контроля отрицательных остатков:
– складской учет товаров
– финансовый учет товаров
Контроль остатков в 1С ERP автоматически выполняется в момент проведения документа.
1. Анализ и контроль складских остатков в 1С:ERP
Чтобы установить контроль остатков в складском учете – необходимо для конкретного склада (справочник Склады и магазины) установить флаг – Контролировать свободные остатки и Контролировать оперативные остатки:
При этом есть возможность задать исключения – номенклатуры с характеристиками, по которым не будет осуществляться контроль отрицательных остатков:
В складском учете контроль остатков – оперативный, то есть проверка осуществляется:
– на момент фактического выполнения операции: при заполнении табличной части в заказах (например, заказ на внутреннее потребление) и выборе действия (резервировать или отгрузить), система уже проанализировала и выдает информацию сколько на данном складе имеется такого товара (за минусом количества товара, ранее зарезервированного или отгруженного):
При этом пользователю необходимо понимать, что это доступное количество товара по данному складу, без учета принадлежности организации.
Если по номенклатуре были введены исключения на данном складе, тогда по данной номенклатуре система анализировать и контролировать остатки не будет:
– на момент проведения документов (например, документа внутреннее потребление) система проанализирует остатки и выдаст сообщение с ошибкой, что товара недостаточно:
И такой документ система не проведет.
Для номенклатуры-исключения по складу документ будет проведен без анализа и контроля отрицательных остатков – сообщения об ошибке не будет:
В 1С ERP реализован отчет для анализа движений и остатков по складам: Ведомость по товарам на складах (отчеты по складу):
В данном отчете необходимо задать анализируемый период, есть возможность установить отбор по складу (а также по номенклатуре, виду номенклатуры и т.д.), есть возможность расшифровать до регистратора – то есть до документа, которым было проведено движение:
Здесь обращаю внимание, данный отчет показывает движения и остатки по складу/складам в целом по предприятию, без разреза по организациям, входящим в периметр предприятия (ведущим учет в данной базе).
2. Контроль и анализ остатков товаров в финансовом учете
Чтобы включить контроль остатков в финансовом учете необходимо включить флаг «Контролировать остатки товаров организаций»:
Здесь необходимо обратить внимание, что эта настройка не привязана к организации, а является общей для всех организаций, ведущих учет в данной базе (входящих в данное предприятие).
При включении данного функционала системой будет выполняться контроль текущих остатков при проведении финансовых документов – в сообщении об ошибке будет указана организация, по которой недостаточно товара.
В 1С ERP реализован отчет для анализа движений и остатков товаров в финансовом учете по организациям: Ведомость по товарам организаций (отчеты по финансовому результату):
В отчете необходимо указать анализируемый период, можно задать отбор по организации, по складу, а также детализировать отчет до регистратора – документа, формирующего движения по товару:
Контроль отрицательных остатков позволяет организациям избежать множества проблем – как в складском учете (оперативной деятельности), так и в финансовом учете. В случае, если контроль отрицательных остатков отключен в складском учете – в таком случае такой контроль ложится на плечи пользователя; если отключен в финансовом учете – в таком случае при закрытии месяца система будет выдавать ошибки по отрицательным остаткам, которые необходимо будет анализировать и корректировать вручную.
Тимербаева Эльвира,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”