Автоматизация согласования закупок по лимитам в 1С: ERP
В крупных организациях закупки должны соответствовать установленным лимитам. Чтобы исключить перерасход и ручной контроль, в конфигурации 1С: ERP предусмотрена система автоматизированного согласования заявок и заказов на закупку по бюджетам и лимитам.
1. Настройка механизма контроля лимитов в системе 1С: ERP
Механизм включается через НСИ и администрирование → Бюджетирование и лимитирование.
Необходимо активировать флаг Контроль лимитов 1С и настроить документы, которые будут подлежать проверке (чаще всего — заявки на обеспечение, заказы поставщикам, закупочные процедуры).
При создании заявки или заказа система анализирует соответствие запрашиваемой суммы установленным лимитам. Лимиты определяются через бюджетные модели (план-факт) или регламентированные документы лимитирования.
Если сумма превышает лимит, система 1С: ERP:
– либо блокирует проведение документа;
– либо требует согласование (если настроен бизнес-процесс);
– либо фиксирует отклонение, но позволяет провести (режим «мягкого контроля»).
2. Бизнес-процесс согласования в 1С: ERP
Для автоматизации утверждения заявок в 1С: ERP используется встроенный механизм маршрутов согласования. Он позволяет:
– Назначать ответственных по подразделениям или статьям затрат;
– Учитывать иерархию бюджета;
– Устанавливать пороговые значения для маршрутов;
– Настраивать эскалацию и уведомления.
Заявка в 1С: ERP автоматически проходит через цепочку согласующих. Решения фиксируются в системе и влияют на доступность бюджета.
Подводные камни:
– Неверно заданные статьи затрат. Без корректной классификации расходы не попадут в проверку лимита.
– Неактуальные лимиты. Если лимиты не обновляются, система будет допускать «ложные отклонения».
– Отсутствие автоматических маршрутов. Без настроек согласование не запускается — документ просто блокируется.
– Параллельные заявки. Система не всегда учитывает уже поданные, но не согласованные заявки — возможен «ложный перерасход».
Вывод:
Автоматизация контроля закупок по лимитам в конфигурации 1С: ERP — мощный инструмент для финансовой дисциплины. Главное — корректно настроить структуру лимитов, бюджеты и маршруты согласования. Тогда система сама подскажет: тратим по плану или выходим за рамки.
Овечёнков Максим,
Специалист компании ООО “Кодерлайн”