Аудиторский след в хозяйственных операциях в 1С:ERP 8
Приветствую, коллеги! Сегодня мы с Вами разберем одну из животрепещущих тем для бухгалтеров и финансовых специалистов: аудиторский след в хозяйственных операциях компании. И начнем с вопроса определения методики исправления документов.
Методика исправления документов в 1С
Практически любая коммерческая деятельность предполагает периодическое изменение документации, отражающей хозяйственные операции компании.
Внесение каких-либо изменений в документацию хозяйственных операций может быть обусловлено:
1. проведением сторно хозяйственных операций;
2. возникновением дополнений и корректировок в оформлении хозяйственной деятельности при необходимости сохранить «аудиторский след».
При этом сама методика корректировок должна в обязательном порядке соответствовать определенным принципам. Первый – это универсальность. Он предполагает, что:
- методика может быть применена к любому типу документа по хозяйственной деятельности (перечень документов, поддерживающих внесение изменений пополняется в ходе развития системы).
- сведенья в документе в любом случае подлежат исправлению при необходимости, а сам документ можно аннулировать;
- поддерживаются многократные исправления.
Второй принцип гласит, что в документах по хозяйственной деятельности должен быть предусмотрен аудиторский след:
- исправление не затрагивает уже проведенные документы и их движения;
- ведется история корректировок, что позволяет отследить внесение любых изменений при необходимости;
- обязательно должна быть предусмотрена возможность исправления каких-либо неточностей и ошибок в закрытом периоде без необходимости открывать его вновь.
Третий и четвертый принцип предполагает, что любые исправления не влияют на учет (или же это влияние минимально), и что все исправления подлежат контролю.
В прикладном решении 1С:ERP 8 исправление документации возможно после активации функции «Использовать исправительные документы» (галочка), которую можно найти по пути «НСИ и администрирование → Финансовый результат и контроллинг → Финансовый результат».
Процесс корректировки документации по хозяйственным операциям в 1С:ERP 8.3 включает в себя три ключевых аспекта.
1. Исправление документа определенного типа происходит посредством другого документа этого же типа. То есть исправительный документ создается на основании подлежащего исправлению и заполняется информацией из последнего.
2. В процессе корректировки исправительный документ дополняется актуальными данными, по сути становясь своего рода новой и более правильной версией документа, который исправляется.
3. Всегда есть возможность создания цепочки корректировок: на основании исправительного документа создается второй, за ним – третий, и так далее. Обязательным условием здесь является то, что новый документ создается исключительно на основании последней, наиболее актуальной версии.
Проведение документа-исправления запускает процесс формирования сторно и его движений, и движений документа-основания.
Для внесения изменений в документ-основание используется команда ввода на основании.
При этом во введенном документе будет отображена ссылка на документ, им исправляемый.
То же происходит и в обратную сторону. При этом уже невозможно внести изменения в документ-основание.
Если исправлений больше одного, то можно посмотреть всю цепочку.
Чтобы аннулировать документ:
1.вводится документ «Сторно»;
2. на его основании выводится на печать бухгалтерская справка;
3. при проведении движения аннулируемого документа сторнируются.
Любые исправления в документах в 1С:ERP 2.4 поддерживаются тремя реквизитами:
1.Исправление;
2. Исправляемый документ;
3. Сторнируемый документ.
Если документ можно только аннулировать, в добавлении данных реквизитов нет необходимости.
Также соответствующие поля есть в регистре сведений «Реестр документов». Они заполняются при проведении документов и обеспечивают контроль корректности всех исправлений в цепи, а также переноса данных в журналы. В форме списка отдельным флагом помечены либо исправленные, либо сторнированные документы. Кроме того, следует обратить внимание на столбец «Исправляемый (сторнируемый) документ» – в нём будет ссылка на документ-основание
После корректировок документы изменяются таким образом:
1. после регистрации на основании исправления или операции сторно документ блокируется для дальнейшего изменения;
2. доступен для редактирования только последний документ в цепочке.
Если используются распоряжения и партии:
1.При вводе исправительного документа распоряжением (например, для склада или обеспечения) всегда остается исходный документ. Выполняется контроль остатков по распоряжению.
2. При исправлении партиеобразующего документа, партией остается исходный документ.
Исправлению не подлежат регламентные документы, только финансовые. Если, например, документ Внутреннее потребление товаров закрытого периода исправлен, то документ Заказ на внутреннее потребление надо закрыть или откорректировать тоже.
При печати исправительных документов по хозяйственной деятельности:
1. в печатных формах выводятся данные исправительного документа (данные после исправления);
2. в «произвольных» формах выводятся дата и номер исправляемого документа, а также информация о номере и дате исправления;
3. в «общепринятых» формах выводятся дата и номер исправляемого документа. Информация о номере и дате исправления не выводится. Такое же поведение уже есть при печати формы ТОРГ-12из документа Корректировка реализации.
Нумерация исправительных документов:
1. В общем случае отдельной нумерации для исправительных документов не предполагается – исправительный документ «занимает» отдельный номер.
2. Там, где сквозная нумерация важна (например, кассовые документы), исправительные документы будут с префиксом «И».
В печатной форме М-11 сохраняется исходный номер документа в корректируемых документах.
При проведении исправительных документов выполняются Контроли.
Исправление проводок в бухгалтерском и налоговом учетах осуществляется на дату исправления в соответствии с общим подходом. При необходимости проводки могут быть уточнены вручную.
В конфигурации 1С: ERP есть следующие ограничения функциональности:
1. не поддерживается при использовании РИБ;
2. исправления не могут быть применены для документов, формирующих движения несколькими датами;
3. не поддерживается автоматическое исправление в БУ и НУ в соответствии с ПБУ 22/2010.
Данные документы отражаются и корректируются в следующих учетных механизмах:
1. Себестоимость товаров, партионный учет;
2. Учет доходов и расходов;
3. Обеспечение;
4. Склад;
5. Серийный учет;
6. Учет товаров организаций (виды запасов);
7. Внутренние заказы;
8. Оборотные регистры управленческого учета;
9. Международный учет;
10. Регламентированный учет.
Для документов учета внеоборотных активов средств не применяются описанные выше исправления. В рамках подсистемы Внеоборотные активы реализованы документы Корректировка стоимости и амортизации ОС и Корректировка стоимости и амортизации НМА.
Партионный учет в 1С: ERP 8
В случае внесения правок в учет себестоимости сторнироваться будут только онлайн-операции. Формирование стоимостных движений происходит в момент расчета, а партии в них будут заполнены информацией из сторнируемого документа.
Для минимизации воздействия исправлений на общую картину учёта при обсчете «новых» операций исправительного документа с приоритетом используются партии, которые в результате «образовались». Когда исправляется приходной док-т, партией остается исходный исправляемый документ.
В результате такого исправления документации по хозяйственным операциям могут возникнуть следующие ситуации:
1. По количеству и стоимости – отрицательный остаток, и, как следствие, – «пересортица партий». Покрывается остаток за счет другой партии, которая подбирается по ФИФО. В результате все отклонения будут списаны на финансовый результат по статье доходов/расходов Отклонения в стоимости товаров.
2. Отрицательный или положительный остаток, который формируется исключительно по стоимости – будет списан по той же статье.
А теперь рассмотрим «Взаиморасчеты с клиентами и поставщиками»
В конфигурации 1С: ERP используется общий подход по сторнированию движений – для оперативных регистров.
А теперь рассмотрим подход, который применяется как и по отражению операций корректировки реализации и корректировки приобретения «в минус»: Расчеты с клиентами и расчеты с поставщиками по срокам для операций «сторно»
1. Если долг на момент исправления по документу не был «закрыт», то он «закрывается».
2. Если долг был закрыт, то по документу сторнирования образуется аванс. В бухгалтерском учете при этом будет сформирована проводка по восстановлению аванса.
Так как в данном случае идет речь об исправлении внутренних ошибок, то счета-фактуры по авансам, образованным при сторнировании, автоматически не создаются. И на это нужно обратить пристальное внимание
Вот мы и рассмотрели детально, как прослеживается аудиторский след в хозяйственных операциях компании. Есть очень много нюансов и подводных камней. Будьте внимательны. Если у Вас возникнут, смело обращайтесь к нам – мы всегда на связи и готовы ответить на любые Ваши вопросы касательно работы в программе 1С: ERP 8.